미납 고객 재청구, 수기로 관리하면 놓치는 것들

미납 관리는 대부분 엑셀에서 시작합니다. 고객이 서른 명일 때는 그걸로 충분합니다. 실패한 사람 이름을 적고, 연락하면 지우면 됩니다. 한 장으로 끝나고 누가 봐도 알아볼 수 있습니다.

문제는 고객이 늘면서 시작됩니다. 그런데 갑자기 무너지지 않고 조금씩 어긋납니다. 그래서 담당자도 언제부터 잘못됐는지 모른 채 "이번 달은 좀 꼬였네" 하고 넘어갑니다. 몇 달 지나 결산할 때가 되어서야 숫자가 안 맞는다는 걸 알게 됩니다.

이번 달 미납과 지난달 미납이 섞입니다

가장 먼저 무너지는 지점입니다. 지난달에 실패해서 이번 달에 다시 청구한 건과, 이번 달 정기분이 한 시트에 같이 들어옵니다. 금액이 같으면 구분이 안 됩니다.

결과는 두 방향으로 나타납니다. 어떤 고객은 재청구와 정기분이 겹쳐 두 번 빠져나가고, 그날 바로 항의 전화가 옵니다. 반대로 어떤 고객은 재청구 표시를 하다가 놓쳐 몇 달째 아무것도 청구되지 않습니다. 이쪽은 항의가 없으니 아무도 모릅니다. 조용히 새는 쪽이 더 위험합니다.

연락한 기록이 사람 머릿속에만 남습니다

미납 안내를 전화로 했는지 문자로 했는지, 언제 했는지, 고객이 뭐라고 답했는지는 대개 담당자 기억에 있습니다. 엑셀에 메모 열을 만들어도 바쁜 날엔 채우지 못합니다.

이 상태에서 담당자가 휴가를 가거나 퇴사하면 그동안의 맥락이 통째로 사라집니다. 새 담당자는 미납 명단만 받아 처음부터 다시 연락을 돌립니다. 고객 입장에서는 "지난달에 다 얘기했는데 또 물어보네" 가 됩니다. 기록이 없으면 관계도 매번 초기화됩니다.

따로 들어온 입금이 반영되지 않습니다

자동이체가 실패한 고객이 답답해서 직접 계좌이체를 하는 경우가 있습니다. 이때 입금자명이 본인 이름이 아니거나(배우자, 회사 이름), 금액을 반올림해 보내면 통장 내역만 봐서는 누가 낸 건지 알기 어렵습니다.

확인이 늦어지면 그 고객은 계속 미납으로 남고, 안내 문자가 또 나갑니다. 이미 낸 사람에게 미납 독촉을 보내는 것만큼 신뢰를 깎는 일이 없습니다.

반대 방향도 문제입니다. 입금을 확인해 미납 목록에서 지웠는데 장부에는 반영하지 않으면 매출이 어긋납니다. 결산할 때 원인을 찾느라 며칠이 걸립니다.

담당자 잘못이 아닙니다

여기까지 읽고 "우리는 꼼꼼히 하면 되지 않나" 생각하실 수 있습니다. 하지만 위의 문제들은 성실함으로 막을 수 있는 종류가 아닙니다. 청구 정보와 입금 정보와 연락 기록이 서로 다른 곳에 있기 때문에 생기는 구조적인 문제입니다. 사람이 그 세 가지를 머리로 맞추고 있는 한, 건수가 늘면 반드시 어긋납니다.

한곳에서 보면 무엇이 달라지나

CMS플러스는 청구·수납·미납을 같은 고객 정보 위에서 관리합니다. 누구에게 얼마를 청구했고, 언제 얼마가 들어왔고, 지금 미납이 얼마인지가 한 화면에 있습니다.

무통장이나 현금으로 받은 금액도 수납으로 기록할 수 있습니다. 기록하면 미납 목록에서 자동으로 정리되므로, 이미 받은 돈을 다시 청구하는 일이 구조적으로 생기지 않습니다.

지금 쓰는 결산 방식을 바꿔야 하는 건 아닙니다. 엑셀 다운로드를 지원하므로 회계 담당자는 하던 대로 받아서 쓰면 됩니다. 관리하는 화면만 옮기고 결과물은 그대로 두는 방식으로 시작할 수 있습니다.