세금계산서 자동발행 기준일 정하기

정기결제를 자동화하면 세금계산서도 따라서 자동으로 나갑니다. 편해지는 만큼 처음에 한 번은 제대로 정해야 할 것이 생깁니다. 어느 날짜를 기준으로 발행할지입니다.

설정 화면에서는 항목 하나지만, 이 값이 회계 결과를 바꿉니다. 잘못 잡아 두면 매달 조금씩 어긋나다가 분기 결산에서 발견됩니다.

기준일이 왜 중요한가

같은 거래라도 기준일을 언제로 잡느냐에 따라 매출이 잡히는 달이 달라집니다. 월말에 걸친 거래에서 특히 차이가 큽니다.

예를 들어 서비스 제공은 3월인데 출금은 4월 초라면, 발행 기준을 출금일로 잡으면 3월 매출이 4월로 넘어갑니다. 한두 건이면 넘어갈 수 있지만 전 고객에게 적용되면 월 매출이 통째로 밀립니다.

더 곤란한 건 중간에 기준을 바꿀 때입니다. 바꾸는 달에는 매출이 두 번 잡히거나 한 번도 안 잡히는 구간이 생깁니다. 그래서 처음에 정하는 것이 중요합니다.

정할 때 볼 것

세 가지를 같이 봐야 합니다.

• 출금일과 같은 달 안에 두는가 — 회계 담당자가 대사하기 가장 편한 형태입니다. 출금과 발행이 다른 달에 걸리면 매달 맞춰 보는 작업이 생깁니다.
• 서비스 제공 기간과 청구 기간이 어긋나는 거래가 있는가 — 선불인지 후불인지에 따라 기준이 달라져야 하는 경우가 있습니다.
• 고객사에서 요구하는 마감일이 있는가 — 법인 고객은 자기 회사의 마감 일정에 맞춰 계산서를 요구하는 경우가 많습니다. 이걸 무시하면 매달 개별 요청을 받게 됩니다.

담당자가 바뀌어도 같아야 합니다

기준을 정하는 것만큼 중요한 게 그 기준을 문서로 남기는 일입니다.

수기로 발행하던 시절에는 담당자가 "이건 이번 달, 저건 다음 달" 하고 판단했습니다. 그 판단 기준이 사람 머릿속에만 있으면, 담당자가 바뀌는 순간 규칙도 바뀝니다. 그러면 전임자 기간과 후임자 기간의 매출 인식 기준이 달라져 비교가 안 됩니다.

CMS플러스는 자동 세금계산서 발행 기준을 설정으로 관리합니다. 한 번 정해 두면 매달 같은 규칙으로 나가므로 사람이 바뀌어도 결과가 같습니다. 건별로 확인하던 일이 없어지는 것이 부수 효과입니다.

일반 매출도 함께 관리할 수 있습니다

정기결제 건만 계산서가 나가는 건 아닙니다. 일반 매출에 대한 세금계산서·현금영수증도 등록할 수 있습니다.

이게 의미가 있는 이유는, 그러지 않으면 결국 두 곳을 봐야 하기 때문입니다. 정기분은 시스템에서, 비정기분은 따로 관리하면 월말에 두 곳을 합쳐야 하고 그 과정에서 누락이 생깁니다. 한 곳에서 관리하면 발행 내역이 한 줄로 이어집니다.