현금영수증, 무통장·현금 수납까지 처리하기

정기결제를 도입해도 현금이나 계좌이체로 받는 건은 남습니다. 자동이체가 실패해서 고객이 직접 보낸 경우, 처음부터 이체를 선호하는 고객, 현장에서 현금으로 받는 경우 등입니다.

이 건들을 어떻게 처리하느냐에 따라 장부가 맞기도 하고 몇 달째 어긋나기도 합니다. 비중이 작다고 대충 넘기면 결산 때 원인을 찾느라 며칠이 갑니다.

무통장·현금도 발행할 수 있습니다

카드로 결제한 건만 영수 처리가 되는 것은 아닙니다. 무통장 입금이나 현금으로 받은 금액도 현금영수증을 발행할 수 있습니다.

이게 필요한 이유는 고객 쪽 사정 때문입니다. 개인 고객은 연말정산 소득공제를 위해, 사업자 고객은 비용 처리를 위해 영수 증빙을 요구합니다. 자동이체 건만 처리되고 이체 건은 안 되면 고객마다 다른 안내를 해야 합니다.

무조건 나가지는 않습니다

발행 조건은 설정에 따릅니다. 모든 건에 자동으로 나가는 방식이 아닙니다.

이 점을 도입할 때 확인하지 않으면 "당연히 나가는 줄 알았는데 안 나갔다"는 상황이 생깁니다. 고객이 요청했을 때 뒤늦게 발견하면 소급 처리가 번거롭습니다.

어떤 경우에 발행할지 기준을 먼저 정해 두시길 권합니다. 전 건 발행할지, 요청한 고객만 할지, 금액 기준을 둘지를 정하고 그 기준을 가입 안내에도 적어 두면 문의가 줄어듭니다.

납부자는 어디서 확인하나

발행된 현금영수증은 납부자가 직접 확인할 수 있습니다. "발행됐나요"라는 문의가 오면 확인 방법을 안내하면 됩니다.

이 응대 문구를 미리 만들어 두는 것이 좋습니다. 연말정산 시기에는 이 문의가 몰리는데, 그때 담당자마다 다르게 설명하면 고객이 더 혼란스러워합니다. 안내 문구 한 벌을 만들어 공유해 두시길 권합니다.

수납으로 기록해야 정리됩니다

여기가 실무에서 가장 자주 빠지는 지점입니다.

현금으로 받은 금액도 수납관리에 기록할 수 있습니다. 그리고 기록해야만 미납 목록에서 정리됩니다.

기록하지 않으면 그 고객은 계속 미납 상태로 남습니다. 그러면 다음 달에 미납 안내 문자가 또 나갑니다. 이미 돈을 낸 고객에게 독촉이 가는 것만큼 신뢰를 깎는 일이 없습니다.

반대로 미납 목록에서만 지우고 수납으로 기록하지 않으면 장부에 매출이 안 잡혀 결산에서 구멍이 납니다.

기록 한 번으로 두 가지가 동시에 해결됩니다. 현금을 받으면 그날 기록하는 것을 습관으로 만들어 두는 것이 어떤 시스템을 쓰든 가장 확실한 방법입니다.