수납 자동정리 — 손으로 맞추던 대사 없애기

매달 결산에서 시간이 가장 오래 걸리는 일이 무엇인지 물으면 대부분 대사라고 답합니다. 누가 얼마를 언제 냈는지를 청구 내역과 하나씩 맞추는 작업입니다.

이 일은 어렵지 않습니다. 다만 지루하고, 집중력이 필요하고, 한 번 틀리면 뒤가 다 밀립니다. 그래서 다들 미루다가 월말에 몰아서 하고, 몰아서 하니까 더 틀립니다.

수기 대사가 무너지는 지점

건수가 적을 때는 눈으로 맞출 수 있습니다. 청구 목록과 입금 내역을 나란히 놓고 이름을 대조하면 됩니다.

그런데 실제 입금은 깔끔하게 들어오지 않습니다.

• 부분 납부 — 청구는 10만 원인데 7만 원만 들어옵니다. 나머지 3만 원을 미납으로 남길지, 이번 건을 미납으로 볼지 판단이 필요합니다.
• 선납 — 몇 달치를 한꺼번에 보냅니다. 어느 달 것인지 배분해야 합니다.
• 다른 이름 — 배우자나 회사 이름으로 들어옵니다. 누가 낸 건지 찾는 데만 시간이 걸립니다.
• 금액 반올림 — 98,700원을 10만 원으로 보냅니다. 차액을 어떻게 처리할지 정해야 합니다.

이 네 가지가 섞이면 백 건 대사에 반나절이 갑니다. 그리고 한 건이 어긋나면 그 뒤로 계속 밀립니다.

자동정리가 하는 일

CMS플러스는 수납 자동정리 항목을 기준으로 입금과 청구를 맞춥니다. 규칙에 맞는 건은 자동으로 정리되고, 판단이 필요한 건만 남습니다.

핵심은 대사를 없애는 게 아니라 보는 대상을 줄이는 것입니다. 백 건을 다 보던 일이 예외 열 건만 보는 일로 바뀝니다. 남은 열 건은 어차피 사람이 판단해야 하는 것들이므로, 집중해서 처리하면 되고 실수도 줄어듭니다.

정리 기준을 먼저 확인하세요

자동정리가 잘 맞으려면 우리 회사의 입금 패턴과 기준이 맞아야 합니다. 어떤 항목을 기준으로 정리되는지 도입할 때 확인해 두시길 권합니다.

기준이 맞지 않으면 자동으로 정리되는 비율이 낮아지고, 결국 예외가 많아져 수기 대사와 크게 다르지 않게 됩니다. 첫 달 결과를 보고 자동 정리된 비율이 낮다면 입금 안내 방식을 조정하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 입금자명을 계약자 이름으로 통일해 달라고 안내하는 것만으로 매칭률이 올라가는 경우가 많습니다.

결산 자료로 잇기

정리된 결과는 엑셀로 내보낼 수 있습니다. 회계 프로그램에 넣던 방식을 그대로 유지하면서 대사 단계만 줄일 수 있습니다.

즉 회계 담당자의 업무 방식을 바꾸지 않고 도입할 수 있다는 뜻입니다. 새 시스템을 도입할 때 회계 쪽 저항이 큰 이유가 대개 "지금 하던 걸 다 바꿔야 하나"인데, 그 부분을 건드리지 않는 것만으로 도입이 훨씬 수월해집니다.