엑셀로 내보내 결산 자료 만들기

새 시스템 도입이 막히는 이유는 대개 기능이 부족해서가 아닙니다. "지금 하던 방식을 다 바꿔야 하나"라는 부담 때문입니다.

특히 회계 쪽이 그렇습니다. 몇 년간 다듬어 온 엑셀 양식이 있고, 세무사무소와 주고받는 형식이 정해져 있고, 결산 절차가 그 양식에 맞춰져 있습니다. 이걸 전부 바꾸는 건 단순한 도구 교체가 아닙니다.

결산 자료를 엑셀로 만들 수 있다면

이 부담은 크게 줄어듭니다. 고객 목록, 청구·수납 내역을 엑셀로 내려받을 수 있으므로 회계 담당자는 하던 대로 받아서 쓰면 됩니다.

바뀌는 건 자료를 만드는 방법뿐입니다. 예전에는 여러 곳에서 모아 손으로 정리했다면, 이제 한 번에 내려받습니다. 결과물의 형태와 그 뒤의 절차는 그대로입니다.

내려받기 전에 화면을 정리하세요

실무에서 놓치기 쉬운 부분입니다. 그리드를 개인화해 필요한 항목만 남겨 두면, 내려받은 파일도 그 구성으로 나옵니다.

정리하지 않고 내려받으면 필요 없는 열이 잔뜩 딸려 옵니다. 그러면 매번 열을 지우는 작업이 생기고, 실수로 필요한 열을 지우기도 합니다. 화면을 한 번 정리해 두면 그 뒤로 매달 그 작업이 없어집니다.

단계적으로 옮기기

한 번에 전부 바꾸지 않아도 됩니다. 이 순서를 권합니다.

• 1단계 — 결제와 고객 관리만 옮깁니다. 결산은 기존 방식을 그대로 두고, 엑셀로 내려받아 씁니다. 이 단계만으로도 청구·미납 관리에 드는 시간이 줄어듭니다.
• 2단계 — 수납 자동정리로 대사 시간을 줄입니다. 1단계에서 데이터가 한곳에 모였으니 대사를 자동화할 수 있게 됩니다.
• 3단계 — 세금계산서·현금영수증까지 묶습니다. 발행 기준을 설정으로 옮기면 건별 확인이 없어집니다.

각 단계 사이에 한두 달 간격을 두는 편이 좋습니다. 바뀐 방식이 익숙해진 뒤 다음 단계로 가야 문제가 생겼을 때 원인을 찾기 쉽습니다.

어느 단계에서 멈춰도 괜찮습니다

모든 회사가 3단계까지 가야 하는 건 아닙니다. 회계를 외부에 맡기고 있다면 1단계에서 멈추는 것이 합리적일 수 있습니다.

중요한 건 지금 가장 시간이 많이 드는 일이 무엇인지를 먼저 보는 것입니다. 그 일을 해결하는 단계까지만 가도 도입 효과는 충분합니다.