엑셀로 관리하던 회원 정보 그대로 옮기기

대부분의 회사가 엑셀로 시작합니다. 그리고 대부분 같은 지점에서 한계를 만납니다. 파일이 여러 개로 늘어나고, 누가 최신본인지 알 수 없게 되고, 두 사람이 동시에 열어 각자 수정하는 순간입니다.

이때 시스템으로 옮기기로 결정하는데, 여기서 흔한 실수가 하나 있습니다. 엑셀을 그대로 밀어 넣는 것입니다. 그러면 지금의 혼란도 그대로 따라옵니다. 옮기기 전에 정리해야 합니다.

옮기기 전에 정리할 것

네 가지를 보시면 대부분 걸러집니다.

• 중복 등록된 고객 — 같은 사람이 이름 표기만 다르게 두 번 들어가 있는 경우입니다. 띄어쓰기 차이, 한자와 한글, 옛 이름과 개명 후 이름 등이 원인입니다. 연락처를 기준으로 정렬해 보면 금방 찾을 수 있습니다.
• 연락처 형식 — 하이픈이 있는 것과 없는 것, 지역번호가 빠진 것이 섞여 있습니다. 문자를 보낼 때 이게 바로 문제가 됩니다. 옮기기 전에 통일해 두세요.
• 이미 해지한 고객 — 지우기 아까워 남겨 둔 행들입니다. 표시가 없으면 현재 고객으로 넘어가 청구가 나갈 수 있습니다. 상태 열을 만들어 구분해 두시길 권합니다.
• 금액과 주기가 비어 있는 행 — "나중에 확인" 하고 비워 둔 것들입니다. 옮긴 뒤에는 더 찾기 어려워집니다.

이 작업을 안 하고 옮기면 첫 달 청구에서 문제가 한꺼번에 터집니다. 해지 고객에게 청구가 나가고, 문자가 실패하고, 금액이 비어 청구가 안 됩니다. 정리는 시스템 도입 작업이 아니라 원래 해야 했던 일이라고 생각하시면 됩니다.

우리 회사만의 항목

엑셀에는 표준 항목에 없는 열이 반드시 있습니다. 회원 등급, 소개자, 특이사항, 담당 지점 같은 것들입니다. 이게 시스템에 없으면 결국 엑셀을 못 버리게 됩니다.

CMS플러스에서는 고객 항목을 직접 만들어 그대로 가져올 수 있습니다. 만든 항목은 목록 화면에서도 함께 볼 수 있으므로 엑셀에서 보던 화면을 그대로 재현할 수 있습니다.

다만 열을 전부 옮길 필요는 없습니다. 1년 넘게 아무도 안 본 열이 있다면 이번 기회에 정리하는 편이 낫습니다.

옮긴 뒤 확인

첫 달은 기존 엑셀과 나란히 두고 결과를 비교해 보시길 권합니다. 청구 대상 수, 총 청구 금액, 미납 건수를 양쪽에서 뽑아 맞춰 보는 것으로 충분합니다.

차이가 나는 건이 있으면 대부분 정리 단계에서 놓친 데이터입니다. 이때 찾아서 고치면 되고, 두 달째부터는 엑셀을 닫아도 됩니다. 바로 엑셀을 버리지 않는 것이 안전한 전환의 핵심입니다.