세무·노무 사무소 기장료 자동이체

기장료는 구조가 단순합니다. 매달 정해진 금액이 여러 거래처에서 들어옵니다. 금액이 복잡하지도 않고 변동도 적습니다.

그런데 거래처가 오십 곳을 넘어가면 확인이 일이 됩니다. 단순한 만큼 하나하나 확인하기가 지루하고, 지루하면 미루게 되고, 미루면 몇 달치가 쌓입니다.

이 업종에서 자주 생기는 일

거래처가 이체를 잊습니다. 사업자 대표가 직접 이체하는 경우가 많은데, 본업이 바쁘면 자연스럽게 밀립니다. 악의가 없어도 두세 달은 금방 지나갑니다.

입금 계좌와 이름이 제각각입니다. 대표자 개인 계좌에서 오기도 하고 법인 계좌에서 오기도 합니다. 상호가 아니라 대표자 이름으로 들어오면 어느 거래처인지 찾아야 합니다.

발행과 입금이 따로 놉니다. 세금계산서는 매달 자동으로 나가는데 입금은 안 들어온 건이 생깁니다. 계산서 발행 목록과 입금 내역을 따로 관리하면 이 차이가 안 보입니다. 분기 결산에서야 미수가 드러납니다.

자동이체로 정리하기

출금일을 지정해 두면 거래처가 잊어서 생기는 미납이 사라집니다. 이 업종 미납의 대부분이 여기에 해당하므로 효과가 바로 나타납니다.

법인카드로 받는 거래처가 있다면 카드 정기결제를 함께 열어 두면 됩니다. 경비 처리가 간단해서 법인카드를 선호하는 거래처가 꽤 있습니다. 다만 법인카드는 회사마다 한도 정책이 다르므로 결제일을 월 중순으로 분산해 두는 것이 실패를 줄입니다.

세금계산서와 함께 관리

기장료는 계산서 발행이 반드시 따라옵니다. 자동 발행 기준일을 정해 두면 매달 같은 규칙으로 나가고, 담당자가 바뀌어도 결과가 같습니다.

과세·면세가 섞인 항목이 있다면 청구 항목을 만들 때부터 구분해 두시길 권합니다. 발행 단계에서 매번 나누면 거래처가 많을수록 실수가 늘어납니다.

미수 관리가 핵심입니다

이 업종에서 가장 중요한 건 발행은 됐는데 입금이 안 된 건을 놓치지 않는 것입니다. 금액이 크지 않아 하나하나는 눈에 안 띄지만, 쌓이면 적지 않습니다.

청구·수납·미납을 같은 화면에서 보면 미수 현황을 별도 파일로 관리하지 않아도 됩니다. 어느 거래처가 몇 달째 밀렸는지가 목록에서 바로 보이므로, 분기 결산까지 기다리지 않고 그달에 처리할 수 있습니다.

거래처와의 관계를 생각하면 이것도 중요합니다. 세 달 밀린 뒤에 한꺼번에 요청하는 것보다 한 달 지났을 때 가볍게 확인하는 편이 서로 편합니다.